Sinds het begin van de pandemie komen de werknemers van bouwbedrijf Vermandele niet langer elke dag langs op het kantoor om het verslag van hun activiteiten in te vullen. Het gebrek aan actuele informatie bemoeilijkte de facturatie. De Check.connects-app van All-Connects bracht soelaas.
Marc Vermandele startte in 1971 voor eigen rekening. Vandaag staat zijn zoon Ruben aan het hoofd van een bedrijf met 15 werknemers. Over heel Vlaanderen verzorgt Vermandele bvba de aanleg en het onderhoud van particuliere en bedrijfstuinen en -terreinen, stadsparken, wegbeplanting, openbaar groen enz. Professionalisme, creativiteit, stiptheid en flexibiliteit vormen de sleutel tot het succes van de onderneming.
Voor de komst van het coronavirus gingen de teams bij hun terugkeer van een werf langs bij de administratie om verslag uit te brengen. Op basis van die dagverslagen kon de boekhouding gedetailleerde facturen opstellen met de gepresteerde uren en de gebruikte materialen.
Daisy Devriendt (administratief bediende):
“Om de afstandsregels te respecteren, vroegen we de werknemers een papieren document in te vullen met alle nuttige data. Al snel bleek deze oplossing ontoereikend. Regelmatig ontbrak het ons aan gegevens, die nodig waren om de facturen op te maken. Voor ons betekende dit het signaal om uit te kijken naar een geautomatiseerde oplossing.”
Vermandele maakt al geruime tijd gebruik van de track & trace-oplossing van All-Connects. Logisch dus dat het bouwbedrijf deze vertrouwde partner als eerste aansprak. En met succes. De Check.Connects-app bleek te beantwoorden aan de specifieke vereisten om het probleem aan te pakken.
De specialisten van All-Connects gingen rond de tafel zitten met de administratieve krachten van Vermandele. Samen analyseerden ze de werkprocessen, die werden vertaald naar een stappenplan. De bedienden kregen een opleiding om de app ‘naar hun hand te zetten’ en de nodige functionaliteiten toe te voegen.
Daisy Devriendt: “In de app zijn de relevante details (werfadres, werkzaamheden en materialen) voorgeprogrammeerd. Het stappenplan is logisch opgebouwd en de medewerker moet het volledige traject doorlopen, zodat wij alle informatie in de factuur kunnen verwerken. Mensen met verschillende functies krijgen verschillende trajecten voorgeschoteld. Een chauffeur geeft bijvoorbeeld andere gegevens in dan iemand van de groenaanleg.”
Een drietal werknemers testte het systeem een maand lang uit. Wanneer er problemen opdoken, vond er overleg plaats om waar nodig bij te sturen. All-Connects hield eveneens rekening met suggesties, zoals de vraag om een navigatiefunctie toe te voegen.
Vandaag maken alle medewerkers gebruik van de app via hun smartphone. Tot grote tevredenheid van de binnendienst: “Alles werkt zoals het hoort en wij beschikken opnieuw over alle gegevens voor de facturatie en nacalculatie. De manuele tussenstap (het invullen van de dagverslagen op papier) valt weg, wat de kans op menselijke fouten en vergetelheden elimineert.”
Digitaliseren van werkbonnen
Geen. De werkmannen kunnen eenvoudig via de mobiele app op hun smartphone hun werkbonnen invullen.
Het CHECK.connects platform - powered by All-Connects - dat door de interne verantwoordelijke op desktop, en door de mobiele teams op de mobiele app gebruikt wordt.
Deel deze use case:
Vraag nu een demo aan om alle features te ontdekken, of bereken zelf hoeveel de maandelijkse investering is om je bedrijfsmaterialen en materieel via ons online platform te beheren.
Vraag een demo aan.svg)
Wil je samen met onze experts ontdekken hoe jij jouw bedrijfsmateriaal te allen tijde kan opvolgen en beheren? Vraag dan nu een demo aan om alle features te ontdekken.
.svg){kind=icon}
